Wie das Restaurant Esra mit der Tebi Inbox jeden Gast im Kopf behält.

Esra ist ein Restaurant mit 30 Plätzen in Amsterdam, geführt von den Mitinhaberinnen Stephanie und Selin und einem kleinen, eingespielten Team. Stephanie nimmt uns mit durch einen Abend im Esra, entlang einer Gästenachricht: von der Reservierung in die Küche und zurück ins Gästeprofil, bereit für den nächsten Besuch.

Der Betrieb

Selin ist Küchenchefin und Mitinhaberin und kocht mit ihren nordzyprischen Wurzeln: mediterrane und türkische Einflüsse ziehen sich durch die Karte, ohne sich auf einen Stil festzulegen. Für Stephanie ist das eine bewusste Entscheidung, denn Selin wollte sich nie in eine Schublade stecken lassen. Die Weinkarte folgt derselben Linie und ist ebenfalls türkisch geprägt. Für viele Gäste heißt das: Sie entdecken Wein und Region zum ersten Mal, zusammen mit dem Essen.

Der Raum hat maximal 35 Plätze, und Stephanie wollte immer, dass er sich wie ein Zuhause anfühlt. Der Service läuft mit vier Leuten: zwei im Gastraum, zwei in der Küche.

Dieses Gespür für Gastfreundschaft zeigt sich auch im Kleinen. Am Morgen jeder Reservierung schickt Stephanie eine persönliche Bestätigung, meist über WhatsApp. Alle Gäste sollen wissen, dass sie erwartet werden, noch bevor sie zur Tür reinkommen.

Auch in einem kleinen Notfall zeigte sich das. Drei Stunden vor der Reservierung schrieb ein Gast: Es sei ihr Jahrestag, und sie hätten die Blumen vergessen. Stephanie machte einmalig eine Ausnahme, ging los und kaufte selbst welche. Das Paar war seitdem drei- oder viermal wieder da.

Der Alltag mit der Tebi Inbox

Vor der Inbox arbeitete Stephanie mit einer Mischung aus Systemen, die kaum miteinander sprachen. „Nachrichten und Notizen und kleine Zettel tauchten überall und nirgends auf", sagt sie. Und weil alles verstreut war, lief die Absprache im Team und mit der Küche nicht immer so, wie sie hätte laufen müssen.

Zwei Monate später ist diese Lücke geschlossen. „Mit der Inbox kommt jetzt alles an einem Ort zusammen", sagt sie. „Jeder Kommentar zu einer Reservierung, jede Nachricht, die wir schicken, alles, was die Küche wissen muss, läuft über die Inbox."

Am meisten zählt das in den Stunden vor dem Service, wenn eine Nachricht über eine Allergie oder einen Ernährungs Wunsch von der Buchung bis auf das gedruckte Küchen Ticket kommen muss. Bei vier Leuten im ganzen Betrieb darf keine Notiz untergehen.

Glutenunverträglichkeit ist ein gutes Beispiel. Erwähnt ein Gast sie bei der Buchung, landet das in der Inbox. Stephanie liest es und schreibt oft direkt zurück: Zöliakie oder etwas milder? Und ist Kreuzkontamination ein Thema?

Der Austausch bleibt mit der Reservierung verknüpft. So kommt eine Notiz direkt auf das Küchen Ticket, und Selin weiß es, bevor der Gast überhaupt Platz nimmt. Nach dem Essen ergänzt Stephanie das Gästeprofil: was aufkam und was beim nächsten Besuch wichtig ist. „Wenn sie wiederkommen, haben wir die Historie parat", sagt sie.

Das Gleiche gilt für die kleineren, alltäglichen Wünsche. Vegetarisch und pescetarisch werden in der Inbox automatisch markiert und oben auf jedes betroffene Ticket gedruckt. Stephanie hat es im Blick, während sie Gäste durch die Karte führt, und Selin sieht es, sobald die Bestellung reinkommt.

In einer Woche mit 120 bis 135 Gästen spart das nach Stephanies Schätzung ein bis zwei Stunden Verwaltungsarbeit. „Wir sparen Zeit", sagt sie, „und wir können uns auf das konzentrieren, was zählt: Service und gutes Essen. Ohne die Sorge, dass wir unterwegs etwas übersehen haben."

Was Gäste spüren, und warum sie wiederkommen

Von all dem sollen Gäste nichts merken. „Was in der Inbox passiert, siehst du als Gast nie", sagt Stephanie. Was ankommt, ist aus ihrer Sicht etwas viel Einfacheres – das Gefühl, gut aufgehoben zu sein.

„Die Leute fühlen sich gesehen und wahrgenommen. Das ist das Wichtigste in einem Restaurant."

Genau dieses Gefühl ist für sie der Grund, warum Stammgäste wiederkommen:

„Zum Teil ist es, was wir machen: das Essen und der Wein. Zum Teil, wie wir es machen: persönlich, mit Namen, mit dem Wissen, was jemand bestellt hat oder nicht mag. Dafür braucht man einen Ort, an dem das festgehalten wird. Ohne den entstehen keine Stammgäste."

Klingt das nach dem Betrieb, den du führst, oder nach dem, auf den du hinarbeitest? Sprich mit uns.

Über Tebi

Einen Betrieb zu führen ist schon schwer genug. Tebi macht es einfacher. Ein vernetztes System für POS, Reservierungen, Küchenmonitor, Payments, Erkenntnisse, Warenwirtschaft und mehr.