Cómo Esra recuerda a cada comensal con la Bandeja de Entrada de Tebi

Esra es un restaurante de 30 plazas en Ámsterdam, que las copropietarias Stephanie y Selin llevan junto a un equipo pequeño y muy unido. Stephanie nos guía por una noche en Esra, siguiendo el mensaje de un comensal a medida que viaja desde la reserva inicial hasta la cocina y de vuelta al perfil del comensal, listo para retomarlo en su próxima visita.

El local

Selin, chef y copropietaria de Esra, se apoya en sus raíces turcochipriotas y deja que las influencias mediterráneas y turcas recorran la carta sin encajar nunca en un único estilo. Stephanie lo describe como algo del todo intencionado: Selin nunca ha querido que la encasillen. La carta de vinos sigue el mismo instinto, también con acento turco, así que muchos comensales descubren el vino y la región a la vez que la comida, por primera vez.

El local tiene capacidad para un máximo de 35 personas, y Stephanie siempre ha querido que se sienta como una casa, donde el servicio sale adelante con solo cuatro personas: dos en la sala y dos en la cocina.

Ese mismo instinto hospitalario aparece también en los pequeños detalles. La mañana de cada reserva, Stephanie envía una confirmación personal, normalmente por WhatsApp, porque quiere que cada comensal se sienta esperado antes incluso de cruzar la puerta.

También apareció en una pequeña emergencia: un comensal le escribió tres horas antes de su reserva para contarle que era su aniversario y que se le había olvidado traer flores. Por esta vez, Stephanie hizo una excepción, salió y las compró ella misma. La pareja ha vuelto tres o cuatro veces desde entonces.

Cómo Esra usa la Bandeja de Entrada

Antes de la Bandeja de Entrada, Stephanie dependía de una mezcla de sistemas que casi nunca se hablaban entre sí. "Los mensajes, las notas y los apuntes sueltos aparecían en todas partes y en ninguna", cuenta. Ese enfoque disperso hacía que, a veces, ella y su equipo no se comunicaran tan bien como necesitaban, ni entre ellos ni con la cocina.

Dos meses después de empezar a usar la Bandeja de Entrada, esa desconexión ha desaparecido. "Con la Bandeja de Entrada, ahora todo llega a un mismo sitio", explica. "Cualquier comentario de una reserva, cualquier mensaje que enviamos, cualquier cosa que la cocina necesite saber pasa por la Bandeja de Entrada."

Donde más importa es en los momentos previos al servicio, cuando un mensaje sobre una alergia o restricción alimentaria tiene que llegar desde una reserva hasta la comanda impresa de la cocina. Con solo cuatro personas al frente de toda la operación, hay poco margen para que una nota se pierda por el camino.

La intolerancia al gluten es un buen ejemplo de cómo funciona esto. Cuando un comensal la menciona al reservar, aparece en la Bandeja de Entrada, donde Stephanie puede leerla y, muchas veces, escribir directamente al comensal para preguntarle si se trata de celiaquía o de algo más leve, y si el riesgo de contaminación cruzada es un problema. Ese intercambio queda vinculado a la reserva, así que la nota puede pasar directamente a la comanda de cocina y Selin lo sabe antes incluso de que el comensal se siente. Después de la comida, Stephanie añade una nota al perfil del comensal con lo que surgió y lo que conviene recordar si vuelve. "Así, si vuelven, tenemos ese historial listo para usar", dice.

La misma costumbre se extiende a solicitudes más pequeñas y rutinarias. Las notas de vegetarianos y pescetarianos se marcan automáticamente en la Bandeja de Entrada y se imprimen en la parte superior de cada comanda correspondiente, lo que le sirve a Stephanie de recordatorio mientras explica la carta a los comensales y le da a Selin el mismo aviso en cuanto entra el pedido.

En una semana que puede rondar los 120 a 135 comensales, Stephanie calcula que eso supone entre una y dos horas menos de tareas administrativas. "Ahorramos tiempo", dice, "y eso nos permite centrarnos en lo que importa (el servicio y cocinar buena comida) sin tener que preocuparnos de si algo se nos ha escapado por el camino."

Lo que sienten los comensales, y por qué vuelven

Nada de esto está pensado para que lo vea el comensal. "Lo que pasa en la Bandeja de Entrada no lo verás nunca como comensal", dice Stephanie. Lo que sí cree que perciben los invitados es algo mucho más simple: la sensación de que lo cuidan.

"La gente se siente vista y reconocida. Es lo más importante en un restaurante."

Esa sensación, cree, es justo lo que hace que los habituales sigan volviendo:
"En parte, es lo que hacemos: la comida y el vino. En parte, es cómo lo hacemos: el trato personal, recordar los nombres de la gente, qué pidieron o qué no les gusta. Contar con un único lugar donde anotar todo eso es esencial para crear una comunidad de habituales."

Si esto se parece al restaurante que llevas, o al que te gustaría llegar a tener, habla con nosotros.

Sobre Tebi

Llevar un restaurante ya es bastante duro. Tebi lo hace más fácil. Un único sistema conectado para TPV, Reservas, Pantalla de Cocina, Pagos, Insights, Inventario y más.