Esra ricorda ogni cliente con Inbox di Tebi. Ecco come.

Esra è un ristorante da 30-35 coperti ad Amsterdam, gestito dalle co-proprietarie Stephanie e Selin insieme a un piccolo e affiatato team. Stephanie racconta una serata da Esra, partendo dal messaggio di un cliente: dalla prenotazione iniziale alla cucina, fino al profilo del cliente, pronto per la visita successiva.

Il locale

Selin, chef e co-proprietaria di Esra, infonde nel menù le sue origini di Cipro del Nord. Le influenze mediterranee e turche si intrecciano in una proposta fluida, frutto della precisa volontà di non ancorarsi a un unico stile gastronomico. La carta dei vini segue lo stesso istinto e guarda anch'essa alla Turchia, così i clienti spesso scoprono per la prima volta il vino e la sua regione, insieme al cibo.

La sala ha una capienza massima di 35 posti e Stephanie ha sempre desiderato che trasmettesse l'atmosfera di casa, con un servizio gestito da sole quattro persone: due in sala e due in cucina.

Lo stesso istinto per l'accoglienza si ritrova anche nei piccoli dettagli. Stephanie manda un messaggio personale di conferma la mattina di ogni prenotazione, perché vuole che ogni cliente si senta accolto prima ancora di entrare.

Questa attenzione si è vista anche in una piccola emergenza: un cliente le ha scritto tre ore prima della prenotazione per dirle che era il loro anniversario e che aveva dimenticato di prendere dei fiori. Per questa volta Stephanie ha fatto un'eccezione, è uscita a comprarli lei stessa, e da allora la coppia è già tornata tre o quattro volte.

Come Esra usa Inbox di Tebi

Prima di Inbox, Stephanie si affidava a un mix di sistemi che raramente comunicavano tra loro. 'Messaggi, appunti e foglietti spuntavano dappertutto', racconta, e quell'approccio così dispersivo a volte faceva sì che lei e il suo team non comunicassero bene come avrebbero dovuto, né tra di loro né con la cucina.

A due mesi dall'introduzione di Inbox, questo problema è risolto. 'Grazie a Inbox, adesso arriva tutto in un unico posto', spiega. 'Qualsiasi commento sulla prenotazione, ogni messaggio che mandiamo e tutto ciò che la cucina ha bisogno di sapere passa per Inbox'.

Questo aspetto è fondamentale soprattutto a ridosso del servizio, quando un messaggio riguardante un'allergia o un'esigenza alimentare deve passare dalla prenotazione fino alla comanda stampata per la cucina. Con sole quattro persone a gestire l'intera attività, non ci si può permettere che una nota vada persa.

L'intolleranza al glutine è un ottimo esempio di come questo si traduca in pratica. Quando un cliente la segnala al momento della prenotazione, l'informazione compare in Inbox. Lì Stephanie può leggerla e, spesso, scrivere direttamente all'ospite per capire se si tratti di celiachia o di un'intolleranza più lieve, e se la contaminazione rappresenti un problema. Questo scambio di messaggi resta collegato alla prenotazione: in questo modo, la nota finisce direttamente sulla comanda e Selin ne è al corrente prima ancora che il cliente si sieda a tavola. Dopo il servizio, Stephanie aggiunge una nota al profilo dell'ospite, annotando quanto emerso e cosa ricordare per le visite future. 'Così, se tornano, abbiamo già tutto il loro storico a disposizione', spiega.

Questa stessa abitudine si estende anche alle richieste più semplici e di routine. Le note per vegetariani e pescetariani vengono segnalate automaticamente in Inbox e stampate in cima a ogni comanda pertinente, offrendo a Stephanie un comodo promemoria mentre illustra il menù agli ospiti e dando a Selin lo stesso preavviso nel momento esatto in cui arriva un ordine.

In una settimana che può contare dai 120 ai 135 coperti, Stephanie stima che tutto questo si traduca in un risparmio di circa due ore di lavoro manuale. 'Risparmiamo tempo', racconta, 'e questo ci permette di concentrarci sulle cose che contano davvero — il servizio e la preparazione di ottimo cibo — senza l'ansia di aver perso qualcosa per strada.'

Cosa percepiscono i clienti, e perché tornano

Nulla di tutto ciò è pensato per essere visibile ai clienti. 'Quello che succede su Inbox, non lo vedrai mai come ospite', afferma Stephanie. Ciò che invece crede che un cliente percepisca è qualcosa di molto più semplice: la sensazione di sentirsi accudito.

'Le persone si sentono viste, riconosciute e valorizzate. Questa è la cosa più importante in un ristorante.'

Questa sensazione, ne è convinta, è esattamente il motivo per cui i clienti abituali continuano a tornare:
"Partly, it's what we do, the food and the wine. Partly, it's how we do it, the personal approach, remembering people's names, what they ordered or what they don't like. Having one location to record that is essential to creating a community of regulars."

Se questo assomiglia al ristorante che gestisci, o a quello che vorresti costruire, parla con noi.

Tebi

Gestire un ristorante è già abbastanza duro. Tebi lo rende più facile. Un unico sistema connesso per registratore di cassa, Prenotazioni, Display Cucina, POS, Insights, Inventario e altro ancora.