Abbiamo gestito un ristorante per un giorno. La tecnologia è stata l'ultima cosa a cui abbiamo pensato.

Per un intero servizio, il team di Tebi ha messo da parte i computer e ha preso in mano il lavoro vero. Abbiamo preso le prenotazioni, lavorato al pass, gestito il bar e chiuso la cassa. Ecco cosa ci ha insegnato la giornata sul software che realizziamo, e sul lavoro dietro cui dovrebbe scomparire.

Molti nel team di Tebi vengono dalla ristorazione. Hanno lavorato in sala, gestito il pass e chiuso la cassa alle due di notte, e quell'esperienza è gran parte del motivo per cui costruiamo Tebi. Ma non tutti abbiamo quell'esperienza. Alcuni di noi, come me, si sono sempre seduti davanti al pass: clienti di un buon servizio, senza mai capire davvero cosa serve per offrirlo.

Da lì è nata l'idea.

Quando passi le giornate a creare un prodotto, un ristorante diventa piano piano un'astrazione: schermate, grafici, un elenco di attività da svolgere. È facile dimenticare per cosa lo stai costruendo. Così abbiamo smesso di descriverlo e siamo andati a farlo.

I proprietari di September Amsterdam, un ristorante di quartiere che usa Tebi da anni, ci hanno dato le chiavi in un giorno di chiusura. Ci siamo divisi nei ruoli di un vero ristorante: un proprietario che tiene d'occhio i numeri, un responsabile delle prenotazioni al lavoro sull'agenda, lo staff in sala, e cucina e bar dietro il pass.

Nessuno ci ha dato una scorciatoia. Abbiamo dovuto scrivere il menu, ordinare gli ingredienti, preparare il mise en place, impiattare, versare i drink, sparecchiare i tavoli e pulire la sala a fine serata. La tecnologia non ha fatto niente di tutto questo, e non poteva. È stata la prima cosa che la giornata ci ha insegnato.

Il lavoro è duro, e nessuna dashboard lo cattura

Gestire un ristorante è duro in un modo che nessun report su uno schermo ti mostrerà mai. La mise en place richiede ore prima che entri un solo cliente. Il chaos della cena arriva tutto insieme, e non importa che tu sia alle prime armi. Un piatto che cade, un tavolo che va per le lunghe, un tavolo da sei che arriva senza prenotazione mentre la cucina è già piena di ordini: sono questi i momenti che fanno il lavoro. Quando abbiamo pulito il pass e impilato l'ultima sedia, avevamo capito una cosa che diciamo spesso ma che non avevamo mai toccato con mano. Il lavoro sono le persone, la sala e il cibo. Tutto il resto non deve essere un pensiero.

Nei momenti andati bene, non abbiamo mai pensato al software. Nel momento in cui uno di noi pensava al POS, o cercava un ordine, o si chiedeva se una prenotazione fosse arrivata davvero, qualcosa era già andato storto. I buoni strumenti hanno una qualità strana: quando funzionano, non li noti. Un sistema lo noti solo quando ti "tradisce", e un ristorante nel pieno del servizio non può permettersi di pensare ad altro se non i clienti.

È questa l'asticella che ci imponiamo. Il punto non è che il software sia intelligente, ma che ti dimentichi che c'è.

Un tavolo, dalla prenotazione al conto

Il motivo per cui potevamo dimenticarcene è che tutto era connesso. Segui un singolo tavolo per tutta la serata e vedi come tutto scorre.

I nostri clienti –– amici e familiari –– hanno prenotato direttamente dal nostro sito, senza mai finire su un sito separato di un software per prenotazioni. Quella prenotazione compariva nella stessa agenda su cui il responsabile delle prenotazioni stava già lavorando, accanto ai walk-in e alla lista d'attesa. Dato che ogni cliente sceglieva un servizio al momento della prenotazione, aperitivo o cena completa, la cucina sapeva cosa preparare prima ancora che qualcuno si sedesse, allergie e preferenze alimentari incluse.

Al tavolo, il menu fisso entrava come un unico blocco, così la sala non doveva battere cinque portate separate a mano. Un tap mandava l'ordine al pass, dove si divideva in due. Il cibo andava al display della cucina e i drink al display del bar, e ogni schermo mostrava solo il lavoro di quella postazione. Allergie e modifiche viaggiavano con l'ordine, così nessuno doveva gridarle attraverso la sala o sperare che qualcuno se le ricordasse.

Man mano che ogni portata usciva, la cucina la segnava come "pronta da serivere" sul display, e la sala poteva leggere a colpo d'occhio a che punto era un tavolo, invece di tornare in cucina a chiedere. La sala e il pass restavano nella stessa conversazione per tutta la sera.

Quando i clienti erano pronti, il conto era già pronto. C'era tutto quello che avevano ordinato, e incassare chiudeva il tavolo nello stesso sistema che lo aveva aperto con una prenotazione ore prima. Il tavolo era connesso dalla prima prenotazione al conto finale, senza dover reinserire gli stessi dati due volte, senza riconciliazioni, con niente in attesa su un secondo schermo.

A fine serata, il proprietario non doveva ricostruire il turno da tre file diversi. Era un solo numero, e sotto, il dettaglio: cosa aveva venduto, cosa no, quanto giravano i tavoli e dove la serata aveva davvero guadagnato.

Perché la tecnologia dovrebbe essere la parte facile

Costruiamo tutto questo, eppure la lezione della giornata non riguardava una singola funzionalità. Era che il lavoro è già abbastanza duro di suo. Un ristorante è un'attività fisica e umana, e merita strumenti che non chiedano niente a chi li usa nel mezzo di un servizio.

L'ultima cosa a cui dovresti pensare è la tua tecnologia. Non è una frase inventata a una scrivania. È quello che una giornata intera in sala ha reso ovvio. Quando prenotazione, sala, cucina, bar, pagamento e numeri vivono tutti in un unico sistema connesso, il sistema diventa parte dello sfondo e il servizio scorre, e sei libero di fare il lavoro vero: cucinare, gestire la sala e occuparti delle persone che hai davanti.

Gestire un ristorante è già abbastanza duro. È proprio per questo che la tecnologia dovrebbe essere la parte facile.

Scopri cosa si prova con un sistema connesso durante il servizio. Parla con noi.

Chi è Tebi

Tebi sta costruendo il primo Sistema di Ristorazione dove tutto é connesso, unendo Cassa, Prenotazioni, Display Cucina, Pagamenti, Dati e Magazzino in un unico sistema, così chi gestisce un locale può lavorare senza destreggiarsi tra app o temere costi a sorpresa. Gestire un ristorante è già abbastanza duro. Tebi lo rende più facile.