Come abbiamo creato Insights per offrire ai commercianti visibilità istantanea

A Tebi, gran parte del mio lavoro inizia con una domanda semplice: come gestiscono davvero la loro attività i nostri esercenti, giorno per giorno? Non come pensiamo che la gestiscano dal punto di vista del prodotto, ma cosa succede realmente nel mezzo del servizio del pranzo, di un venerdì sera intenso o di un martedì piovoso.

Più ascoltavo i nostri esercenti, più emergeva sempre lo stesso tema: la maggior parte delle decisioni viene presa sull’intuizione. Proprietari e manager hanno una forte percezione di quando le cose vanno bene, quando qualcosa non funziona e quando il team ha bisogno di supporto. E quell’intuizione, di solito, è corretta.

Ma durante le interviste con gli esercenti ho iniziato a sentire la stessa frase, espressa in modi diversi:

“Di solito so come sta andando il mio ristorante solo a fine mese.”

Per me, come product manager, è stato allo stesso tempo scioccante e motivante. Scioccante, perché si tratta di persone che prendono decisioni importanti ogni giorno su personale, prezzi, menu e promozioni e ricevono un feedback reale solo alla chiusura del mese. Motivante, perché ci ha dato un problema molto chiaro su cui lavorare:

Come possiamo offrire agli operatori una visione più chiara in tempo reale, senza aspettarci che diventino analisti di dati o che passino ore sui fogli di calcolo?

Questa domanda è diventata il punto di partenza di Insights.

Perché abbiamo creato Insights

Proprietari e manager sono bravissimi in quello che fanno. Prendono decisioni rapidamente. Risolvono problemi al volo. La loro intuizione dice loro cosa sta funzionando e cosa no nel ristorante, e come dovrebbero agire.

Ma troppo spesso gli esercenti non hanno il tempo di stare davanti a uno schermo a controllare ogni numero in un foglio di calcolo. E parlando con oltre 20 proprietari e manager di caffè, bar, ristoranti e attività multi-sede, una cosa è diventata chiara: nessuno chiedeva “più dashboard”. Chiedevano chiarezza. Prendevano decisioni importanti ogni giorno e vedevano i risultati reali solo a fine mese, quando era troppo tardi per cambiare qualcosa.

Ciò che è emerso con più forza è che gli esercenti non erano frustrati, ma occupati. Si affidano all’intuizione perché è veloce e spesso corretta, ma volevano anche un modo per validarla: individuare pattern, capire cosa sta cambiando e prendere decisioni con maggiore sicurezza durante il servizio. Volevamo creare qualcosa di semplice, in tempo reale e affidabile: uno strumento che si adattasse al modo in cui gli esercenti lavorano già, che seguisse il loro ritmo, funzionasse su tablet o telefono e non richiedesse competenze finanziarie avanzate.

Da dati frammentati a una visione chiara

Prima di Insights, capire cosa stesse succedendo nell’attività significava spesso passare da uno strumento all’altro, scaricare report o chiamare il locale durante un momento di punta per chiedere come stessero andando le cose. Molti esercenti descrivevano questo processo come “mettere insieme un quadro a pezzi”, invece di vederlo chiaramente.

Un esempio che abbiamo sentito è quello di un manager che raccontava che, se aveva la sensazione che qualcosa non stesse vendendo bene, girava per il locale chiedendo l’opinione dei diversi membri del team. Ognuno dava una risposta leggermente diversa e ci voleva tempo per capire cosa stesse succedendo davvero.

Era questo il divario che volevamo colmare.

Con Insights, oggi gli esercenti possono vedere vendite giornaliere, prenotazioni, postazioni di preparazione, prodotti più venduti e performance del menu in un unico posto e in tempo reale. Che siano sul posto, sulla strada verso casa o a controllare dal divano, hanno sempre la stessa visione chiara. E poiché i dati sono strutturati allo stesso modo su desktop e app, non c’è curva di apprendimento: ciò che vedi in un punto è ciò che vedi ovunque.

L’obiettivo non è mai stato sommergere gli esercenti di dati, ma ridurre l’attrito nei momenti in cui la chiarezza è più necessaria.

Le prime reazioni

Quello che sentiamo più spesso è che Insights è facile. Facile da navigare, facile da consultare da mobile e facile per ottenere le risposte di cui si ha bisogno senza scavare tra i numeri.

Un altro tema ricorrente: gli esercenti stanno scoprendo cose che prima non conoscevano, come pattern nelle performance del menu, cali inaspettati, differenze nei tempi di preparazione o turni che performano costantemente meglio di altri.

Come racconta uno dei nostri esercenti, Benjamin Kats, proprietario di Schout-bij-nacht:

“Sono una persona molto curiosa per natura, anche perché sono un imprenditore all’inizio del mio percorso. Insights è molto utile per vedere rapidamente come sta andando la serata quando non sono presente, senza dover chiedere a qualcuno durante una notte intensa; posso semplicemente prendere il telefono e controllare.

Dal back office, Insights mi aiuta a capire i costi del personale rispetto al fatturato. Poiché tutto è connesso, mi fa risparmiare tempo: posso controllare facilmente come stanno andando le cose, anche dal divano, e parlarne lo stesso giorno o quello successivo.”

Per noi, questa è la parte più entusiasmante: Insights non mostra solo numeri, ma ciò che sta davvero accadendo nell’attività.

Cosa c’è dopo e considerazioni finali

Siamo solo all’inizio di ciò che Insights diventerà.

Questa prima release si concentra su chiarezza, visibilità e accesso in tempo reale. Il prossimo passo sarà costruire su queste basi: far emergere trend e pattern, evidenziare opportunità di fatturato e segnalare potenziali problemi in anticipo.

Stiamo inoltre investendo in un supporto più ampio per i diversi ruoli aziendali, in modo che la persona giusta riceva l’informazione giusta nel momento giusto, non solo i manager.

Nel tempo, Insights si evolverà anche verso una visione più profonda della redditività, così che gli esercenti possano comprendere lo stato di salute della propria attività senza fogli di calcolo o report manuali.

Se oggi ti affidi ancora solo all’intuizione o ai fogli di calcolo, Insights sarà come accendere una luce. Abbiamo creato Insights per offrire ai team dell’ospitalità la chiarezza che meritano. Spero che usarlo ti piaccia tanto quanto a noi è piaciuto costruirlo.