We hebben één dag lang een restaurant gerund. Het laatste waar we aan dachten, was onze tech.

Voor één avond legden de mensen die Tebi bouwen hun laptop weg en namen reserveringen aan, stonden aan de pass, bemanden de bar en sloten de kassa af. Dit is wat die dag ons leerde over de software die we maken — en over hoe weinig je daar eigenlijk van zou moeten merken.

Veel mensen bij Tebi komen uit de horeca. Ze hebben in de bediening of keuken gewerkt en om twee uur 's nachts de kassa afgesloten. Die ervaring is een groot deel van waarom we Tebi überhaupt bouwen. Maar niet iedereen heeft in de horeca gewerkt. Sommige collega's, zoals ik, hebben alleen aan de andere kant van de bar gezeten: goede service ervaren, maar nooit echt beseft wat het eigenlijk betekent om die te leveren.

Dat is waar het idee om samen met collega's een restaurant te runnen vandaan kwam.

Als je je dagen vult met het bouwen van features en het schrijven van release notes, verandert een restaurant langzaam in een abstractie: een set schermen, een flow diagram, een lijst met taken. Het is makkelijk om te vergeten waar je de software voor bouwt. Dus stopten we met het beschrijven van een restaurant en gingen we het gewoon ervaren.

De eigenaren van September Amsterdam, een buurtrestaurant dat al jaren op Tebi draait, gaven ons de sleutels op een dag dat ze gesloten waren. We verdeelden ons over de rollen waar een zaak echt op draait: een eigenaar die op de omzet lette, een reserveringsmanager die de reserveringen bijhield, bediening in het restaurant, en een keuken en een bar achter de toonbank.

We werden meteen in het diepe gegooid. Zelf de menukaart schrijven, de ingrediënten bestellen, de mise en place opzetten, de gerechten uitserveren, de drankjes inschenken, de tafels afruimen en aan het eind van de avond de zaak schoonmaken. De tech deed niets daarvan, en dat kon ze ook niet. Dat was het eerste wat de dag duidelijk maakte.

Het werk is zwaar, en valt in geen enkel dashboard te vangen

Een zaak runnen is zwaar op een manier die geen dashboard op een scherm je ooit laat zien. De mise en place kost uren voordat de eerste gast binnenloopt. De drukte komt in één keer op je af, en het maakt niet uit dat je nieuw bent. Een gebroken bord, een tafel die uitloopt, een gezelschap van zes walk-ins terwijl de keuken op volle toeren draait: dat zijn de momenten die het werk maken tot wat het is. Tegen de tijd dat we de pass schoonveegden en de laatste stoel opstapelden, begrepen we iets wat we vaak zeggen maar nooit in onze eigen handen hadden gevoeld. Het werk, dat zijn de mensen, de zaak en het eten. Al het andere moet niet in de weg staan.

Op de diensten die goed liepen, dachten we geen moment aan onze software. Zodra een van ons nadacht over de POS, of op zoek was naar een bon, of zich afvroeg of een reservering wel echt was doorgekomen, was er al iets misgegaan. Goede systemen hebben een vreemde eigenschap. Als ze werken, merk je het niet. Je merkt het pas wanneer een systeem je in de steek laat. Een zaak in spitsuur kan het zich niet veroorloven iets op te merken behalve de gasten.

Dat is de lat die we onszelf opleggen. Het gaat er niet om dat de software slim is, maar dat je vergeet dat ze er is.

Eén tafel, van reservering tot rekening

De reden dat we het systeem konden vergeten, is omdat alles verbonden was. 

Onze gasten –– vrienden en familie –– boekten rechtstreeks via onze website, zonder ooit op een aparte site te belanden. Die reservering verscheen in dezelfde agenda waarin onze reserveringsmanager al werkte, naast de walk-ins en de wachtlijst. Omdat elke gast bij het boeken een service koos, snacks of het volledige diner, wist de keuken waarvoor ze aan het voorbereiden was voordat er iemand zat, inclusief allergieën en dieetwensen.

Aan tafel ging het vaste menu erin als één bundel, zodat de bediening niet vijf losse gangen met de hand hoefde in te tikken. Eén tik stuurde de bestelling naar de pass, waar die zichzelf in tweeën splitste. Het eten ging naar het keukenscherm en de drankjes gingen naar het barscherm, en elk scherm toonde alleen het werk dat die persoon moest maken. Allergieën en aanpassingen werden meegestuurd met de bestelling, zodat niemand ze door de zaak hoefde te roepen of erop hoefde te vertrouwen dat ze onthouden werden.

Zodra een gang de deur uit ging, tikte de keuken die af als geserveerd op het scherm, en de bediening kon in één oogopslag de voortgang van een tafel aflezen in plaats van terug te lopen om het te vragen. De zaak en de pass bleven de hele avond in hetzelfde gesprek.

Toen de gasten klaar waren, was de rekening er al vanzelf. Alles wat ze besteld hadden, stond erop, en met het afrekenen sloot de tafel in hetzelfde systeem dat hem uren eerder met een reservering had geopend. De tafel was verbonden van eerste reservering tot laatste rekening, zonder opnieuw invoeren, zonder afstemmen, en zonder dat er iets op een tweede scherm stond te wachten.

Aan het eind van de avond hoefde de eigenaar niet opnieuw drie verschillende exports te maken. Het was één getal, en daaronder precies wat er verkocht was, wat niet, hoe snel de tafels draaiden, en waar op de avond het geld eigenlijk verdiend werd.

Waarom de tech het makkelijke deel hoort te zijn

We bouwen horeca software, maar de les van die dag ging niet over één specifieke feature. Het was dat het werk op zichzelf al zwaar genoeg is. Een zaak is een fysiek, persoonlijk bedrijf, en het verdient systemen die het werk makkelijker maken tijdens de drukte.

Het laatste waar je tijdens je dienst aan zou moeten denken, is je tech. Dat is geen zin die we achter een bureau bedachten. Het is wat een dag op de werken in een restuarant duidelijk maakte. Als de reservering, de vloer, de keuken, de bar, de betaling en de cijfers allemaal in één verbonden systeem zitten, wordt het systeem onzichtbaar en loopt de service, en houd je de tijd over om het eigenlijke werk te doen: het eten koken, de zaak draaiende houden en zorgen voor je gasten.

Een zaak runnen is zwaar genoeg. Juist daarom hoort de tech het makkelijke deel te zijn.

Ervaar hoe een verbonden systeem aanvoelt in de service. Neem met ons contact op.

Over Tebi

Tebi bouwt het eerste Connected Restaurant Operating System dat de horeca soepel laat functioneren, en brengt POS, Reserveringen, Keukenscherm, Betalingen, Inzichten en Voorraadbeheer samen in één systeem, zodat horecaondernemers een dienst kunnen draaien zonder te jongleren met apps of zich zorgen te maken over onverwachte kosten. Een zaak runnen is zwaar genoeg. Tebi maakt het makkelijker.