Jak jsme vytvořili Přehledy a data, aby měli provozovatelé neustále jasno

V Tebi začíná velká část mé práce jednoduchou otázkou: jak naši zákazníci skutečně řídí svůj podnik den co den? Ne jak si to představujeme z produktového pohledu, ale co se opravdu děje uprostřed polední špičky, rušného pátečního večera nebo deštivého úterý.

Čím víc jsem mluvil s provozovateli, tím častěji se vracelo jedno téma: většina rozhodnutí se dělá na základě intuice. Majitelé a manažeři mají silný cit pro to, kdy se daří, kdy něco nefunguje a kdy tým potřebuje podporu. A tahle intuice je většinou správná. Během rozhovorů jsem ale začal slyšet stejnou větu, jen pokaždé jinými slovy:

„Jak si restaurace opravdu vede, zjistím většinou až na konci měsíce.“

Z pohledu produktového manažera to pro mě bylo zároveň šokující i motivující. Šokující proto, že tito lidé každý den dělají zásadní rozhodnutí – o personálu, cenách, menu nebo akcích – a skutečnou zpětnou vazbu dostávají až po uzavření měsíce. A motivující proto, že to jasně definovalo problém, který jsme chtěli vyřešit:

Jak dát provozovatelům přehled v reálném čase, aniž bychom z nich chtěli dělat datové analytiky nebo je nutili trávit hodiny v tabulkách?

Tahle otázka se stala výchozím bodem pro vznik Přehledů a dat.

Proč jsme Přehledy a data vytvořili

Majitelé a manažeři jsou ve své práci skvělí. Rozhodují se rychle. Řeší problémy za pochodu. Jejich intuice jim říká, co v podniku funguje a co ne – a jak na to reagovat.

Jenže realita je taková, že nemají čas sedět u počítače a kontrolovat každé číslo v Excelu. Když jsme mluvili s více než dvaceti majiteli a manažery kaváren, barů, restaurací i podniků s více pobočkami, ukázalo se jedno: nikdo nechtěl „víc dashboardů“. Chtěli jasno. Dělali důležitá rozhodnutí každý den, ale skutečné výsledky viděli až na konci měsíce – kdy už bylo pozdě něco změnit.

Zajímavé bylo, že provozovatelé nebyli frustrovaní. Byli zaneprázdnění. Intuici používají proto, že je rychlá a obvykle správná. Zároveň ale chtěli možnost si ji ověřit – rozpoznat vzorce, pochopit změny a rozhodovat se s větší jistotou přímo během provozu. Chtěli jsme vytvořit něco jednoduchého, spolehlivého a v reálném čase. Nástroj, který zapadne do jejich způsobu práce, drží tempo provozu, funguje na telefonu i tabletu a nevyžaduje finanční expertizu.

Od roztříštěných dat k jednomu přehledu

Před vznikem Přehledů a dat znamenalo pochopení toho, co se v podniku děje, přeskakování mezi různými nástroji, stahování reportů nebo telefonování do restaurace během špičky s dotazem, jak to jde. Mnoho provozovatelů to popisovalo jako „skládání obrazu z kousků“, místo aby ho skutečně viděli.

Jeden manažer nám například řekl, že když měl pocit, že se něco neprodává, obcházel personál a ptal se na jejich názor. Každý měl trochu jiný pocit a chvíli trvalo, než se dalo dohromady, co se skutečně děje.

Právě tuhle mezeru jsme chtěli zaplnit.

S Přehledy a daty dnes provozovatelé vidí denní tržby, rezervace, stav přípravných stanovišť, nejprodávanější položky i výkon menu – a to vše na jednom místě a v reálném čase. Ať už jsou přímo na place, na cestě domů nebo se dívají z gauče, mají stále stejný přehled. Data jsou navíc strukturovaná stejně na počítači i v aplikaci, takže není potřeba se nic učit – co vidíte na jednom místě, uvidíte i jinde.

Cílem nikdy nebylo zahlcovat čísly. Cílem bylo odstranit tření v momentech, kdy je potřeba mít jasno.

První reakce

Nejčastější zpětná vazba, kterou slyšíme, je, že Přehledy a data jsou jednoduché. Snadno se v nich orientuje, dobře se kontrolují na mobilu a odpovědi na důležité otázky jsou dostupné bez zbytečného hledání.

Další opakující se téma: provozovatelé objevují věci, o kterých dříve nevěděli – vzorce v prodejnosti menu, nečekané propady, rozdíly v rychlosti přípravy nebo směny, které dlouhodobě podávají lepší výkon.

Jak říká jeden z našich zákazníků, Benjamin Kats, majitel podniku Schout-bij-nacht:

„Jsem od přírody zvědavý, navíc jako začínající podnikatel. Přehledy a data jsou skvělé v tom, že si rychle ověřím, jak večer probíhá – i když tam zrovna nejsem. Nemusím se nikoho ptát během rušné směny, prostě vytáhnu telefon a podívám se.

Z back office mi Přehledy a data pomáhají porovnat náklady na personál s tržbami. Díky tomu, že je všechno propojené, šetří mi to čas – snadno zkontroluji, jak se podniku daří, klidně i z gauče, a můžu to řešit ještě ten den nebo následující.“

Pro nás je tohle to nejdůležitější: Přehledy a data neukazují jen čísla, ale to, co se v podniku skutečně děje.

Co bude dál a závěrem

Jsme teprve na začátku toho, čím se Přehledy a data mohou stát.

Aktuální verze se soustředí na přehlednost, viditelnost a přístup v reálném čase. Dalším krokem je stavět na těchto základech – zvýrazňovat trendy a vzorce, upozorňovat na příležitosti k růstu tržeb a včas signalizovat potenciální problémy.

Zároveň pracujeme na tom, aby správné informace dostávali správní lidé ve správný čas – nejen manažeři, ale i další role v podniku.

Postupně se Přehledy a data rozšíří i o hlubší pohled na ziskovost, aby provozovatelé mohli chápat zdraví svého podnikání bez tabulek a manuálních reportů.

Pokud se dnes stále spoléháte jen na intuici nebo spreadsheety, Přehledy a data budou jako rozsvícení světla. Vytvořili jsme je proto, aby daly gastronomickým týmům jasnost, kterou si zaslouží. Doufám, že vás bude bavit používat je stejně, jako nás bavilo je vytvářet.