Sådan husker Esra hver gæst med Tebi Inboks.

Esra er en restaurant med 30 pladser i Amsterdam, drevet af ejerne Stephanie og Selin sammen med et lille, tæt sammenknyttet team. Stephanie tager os gennem en aften på Esra og følger en gæstebesked hele vejen fra den første reservation til køkkenet og tilbage igen til gæstens profil, klar til at blive taget op ved næste besøg.

Stedet

Selin, Esras kok og medejer, trækker på sin nordcypriotiske baggrund og lader middelhavs- og tyrkiske toner løbe gennem menuen uden nogensinde at lande i én fast stilart — helt bevidst, forklarer Stephanie, for Selin har aldrig haft lyst til at blive sat i bås. Vinkortet følger samme instinkt og læner sig også mod Tyrkiet, så gæsterne ofte opdager vinen og området sammen med maden for første gang.

Der er plads til maksimalt 35 gæster, og Stephanie har altid ønsket, at stedet skulle føles som et hjem. Service kører med bare fire personer, to på gulvet og to i køkkenet.

Den samme sans for værtskab viser sig i de små detaljer. Stephanie sender en personlig bekræftelse om morgenen på dagen for hver reservation, oftest over WhatsApp, fordi hun vil have, at hver gæst føler sig ventet, allerede inden de er trådt ind ad døren.

Det viste sig også i en lille nødsituation: en gæst skrev til hende tre timer før sin reservation for at fortælle, at det var deres bryllupsdag, og at de havde glemt at få blomster med. Stephanie gjorde en undtagelse denne ene gang og gik selv ud og købte nogle. Parret har været tilbage tre eller fire gange siden.

Sådan bruger Esra Tebi Inboks

Før Inboks, lænede Stephanie sig op ad en blanding af systemer, der sjældent talte sammen. "Beskeder og noter og små krusseduller dukkede op alle steder og ingen steder," siger hun. Den spredte tilgang betød af og til, at hun og teamet ikke kommunikerede så godt, som de havde behov for — hverken med hinanden eller med køkkenet.

To måneder med Inbox har gjort at hullet er lukket. "Med Inbox kommer alt nu ét sted hen," forklarer hun. "Enhver kommentar på en reservation, enhver besked vi sender, alt hvad køkkenet skal vide, går gennem Inbox."

Det betyder mest i optakten til service, hvor en besked om en allergi eller et diætært behov skal finde vej fra en booking til en printet bon i køkkenet. Med kun fire personer til at køre hele driften er der ikke meget plads til, at en note falder mellem to stole.

Glutenintolerance er et godt eksempel på, hvordan det spiller ud i praksis. Når en gæst nævner det under bookingen, lander det i Inbox, hvor Stephanie kan læse det og ofte skrive direkte til gæsten for at høre, om det er cøliaki eller noget mildere, og om krydskontaminering er et problem. Udvekslingen bliver siddende på reservationen, så noten kan gå direkte videre på bonnen, og Selin ved det, før gæsten har sat sig. Efter måltidet lægger Stephanie en note på gæsteprofilen med det, der kom op, og det, der er værd at huske, hvis de kommer igen. "Så hvis de kommer tilbage, har vi historikken klar," siger hun.

Den samme vane rækker ned i de mindre, mere rutineprægede ønsker. Noter om vegetar og pescetar bliver markeret automatisk i Inbox og printet øverst på hver relevant bon. Det giver Stephanie en påmindelse, mens hun taler gæsterne gennem menuen, og Selin får det samme praj i det øjeblik en ordre kommer ind.

Over en uge, der kan tælle 120 til 135 gæster, vurderer Stephanie, at det bliver til et sted mellem en og to timer sparet på administration. "Vi sparer tid," siger hun, "og det betyder, at vi kan koncentrere os om det, der betyder noget — service og god mad — uden at skulle bekymre os om, at vi har overset noget på vejen."

Det gæsterne mærker — og hvorfor de kommer igen

Intet af det er tænkt til at være synligt for gæsterne. "Det, der sker i Inbox, får du aldrig at se som gæst," siger Stephanie. Det, hun mener en gæst i stedet fanger, er noget meget enklere — følelsen af at blive taget hånd om.

 "Folk føler sig set, genkendt og anerkendt. Det er det vigtigste i en restaurant."

Netop den følelse mener hun er grunden, til at de faste gæster bliver ved med at komme igen:
"Dels er det, hvad vi laver, maden og vinen. Dels er det, hvordan vi gør det — den personlige tilgang, at huske folks navne, hvad de bestilte, eller hvad de ikke kan lide. At have ét sted at registrere det er afgørende for at bygge et fællesskab af faste gæster."

Lyder det som den slags restaurant, du driver — eller den du gerne vil bygge hen imod? Tag fat i os.

Om Tebi

Det er svært nok at drive en restaurant. Tebi gør det lettere. Ét samlet system til POS, Reservationer, Kitchen Display, Betalinger, Insights, Lager og mere.