Näin Esra-ravintolassa muistetaan jokainen vieras Tebi Viestien avulla

Esra on 30-paikkainen ravintola Amsterdamissa, ja sitä pyörittävät osaomistajat Stephanie ja Selin tiiviin pienen tiimin kanssa. Stephanie käy läpi yhden illan Esra-ravintolassa ja seuraa yhtä vieraan viestiä: miten se kulkee varauksesta keittiöön ja takaisin vieraan profiiliin, valmiina seuraavaa käyntiä varten.

Ravintola

Selin on Esra-ravintolan keittiömestari ja osaomistaja, ja hän ammentaa työhönsä Pohjois-Kyproslaisesta taustastaan. Menussa kulkevat Välimeren ja Turkin vaikutteet, mutta se ei koskaan asetu yhteen tiettyyn tyyliin. Stephanien mukaan se on täysin tarkoituksellista: Selin ei ole koskaan halunnut tulla lokeroiduksi. Viinilista noudattaa samaa polkua ja nojaa niin ikään Turkkiin, joten moni vieras tutustuu viiniin ja sen alueeseen ensimmäistä kertaa samalla kun tutustuu ruokaan.

Saliin mahtuu enintään 35 vierasta, ja Stephanie on aina halunnut, että se tuntuu kodilta. Serviisi pyörii neljällä ihmisellä: kaksi salissa, kaksi keittiössä.

Sama vieraanvaraisuus näkyy myös pienissä yksityiskohdissa. Stephanie lähettää jokaisen varauksen aamuna henkilökohtaisen vahvistuksen, yleensä WhatsAppilla, koska hän haluaa jokaisen vieraan tietävän olevansa odotettu jo ennen kuin astuu sisään.

Se näkyi myös pienessä hätätilanteessa. Eräs vieras laittoi hänelle viestiä kolme tuntia ennen varausta: kyseessä oli vuosipäivä, ja kukat olivat jääneet tuomatta. Stephanie teki tämän yhden kerran poikkeuksen ja kävi hakemassa kukat itse. Pariskunta on käynyt sen jälkeen kolme tai neljä kertaa.

Näin Esra-ravintola käyttää Tebi Viestejä

Ennen Viestejä Stephanien käytössä oli kokoelma järjestelmiä, jotka harvoin juttelivat keskenään. "Viestejä, merkintöjä ja pieniä raapustuksia ilmestyi joka paikkaan ja ei mihinkään", hän sanoo. Hajallaan oleva tieto tarkoitti välillä sitä, etteivät hän ja tiimi saaneet asioita kulkemaan niin hyvin kuin olisi pitänyt, keskenään tai keittiön kanssa.

Kahden Viestien käyttökuukauden jälkeen se aukko on kurottu kiinni. "Viestien ansiosta kaikki tulee nyt yhteen paikkaan", hän kertoo. "Varausten kommentit, jokainen lähettämämme viesti, kaikki mitä keittiön pitää tietää kulkee Viestien kautta."

Sillä on eniten merkitystä juuri ennen serviisin alkua, kun allergiaa tai ruokavaliota koskeva viesti pitää saada varauksesta asti tulostettuun bongiin. Kun koko paikkaa pyörittää neljä ihmistä, yksikään merkintä ei voi pudota välistä.

Gluteeniyliherkkyys on hyvä esimerkki siitä, miten tämä toimii. Kun vieras mainitsee sen varauksen yhteydessä, se näkyy Viesteissä. Stephanie lukee sen ja laittaa usein vieraalle suoraan viestiä: onko kyse keliakiasta vai jostain lievemmästä, ja pitääkö ristikontaminaatiosta huolehtia. Keskustelu pysyy kiinni varauksessa, joten merkintä lähtee suoraan bongiin ja Selin tietää asian ennen kuin vieras istuu alas. Aterian jälkeen Stephanie lisää vieraan profiiliin merkinnän siitä, mitä tuli esiin ja mitä kannattaa muistaa, jos vieras tulee uudelleen. "Jos he tulevat takaisin, historia on valmiina", hän sanoo.

Sama tapa pätee pienempiin, toistuviin toiveisiin. Kasvis- ja pescatariamerkinnät nousevat Viesteissä esiin automaattisesti ja tulostuvat jokaisen olennaisen bongin ylälaitaan. Stephanie saa muistutuksen samalla kun käy menua läpi vieraiden kanssa, ja Selin saa saman tiedon heti kun tilaus tulee sisään.

Viikossa, johon mahtuu 120–135 kattausta, Stephanie arvioi tämän säästävän tunnista kahteen tuntiin hallinnollista näpertelyä. "Säästämme aikaa", hän sanoo, "ja se tarkoittaa, että voimme keskittyä olennaiseen: serviisiin ja hyvän ruoan tekemiseen, ilman huolta siitä, että jotain on jäänyt matkalla huomaamatta."

Mitä vieras aistii ja miksi hän tulee takaisin

Mitään tästä ei ole tarkoitettu vieraan nähtäväksi. "Vieraana et koskaan näe, mitä Viesteissä tapahtuu", Stephanie sanoo. Sen sijaan vieras aistii hänen mukaansa jotain paljon yksinkertaisempaa: tunteen siitä, että hänestä pidetään huolta.

"Ihmiset tuntevat, että heidät nähdään, tunnistetaan ja huomataan. Se on ravintolassa kaikkein tärkeintä."

Juuri se tunne on hänen mukaansa syy siihen, miksi vakiovieraat tulevat aina uudelleen:
"Osaksi se on se mitä teemme, ruoka ja viini. Osaksi se on se miten teemme sen: henkilökohtainen ote, ihmisten nimien muistaminen, mitä he tilasivat tai mistä he eivät pidä. Yksi paikka, johon se kaikki kirjataan, on välttämätön vakiovieraiden yhteisön rakentamiselle."

Jos tämä kuulostaa siltä ravintolalta, jota pyörität, tai siltä jota kohti haluat rakentaa, ota yhteyttä.

Tebistä lyhyesti

Ravintolan pyörittäminen on jo tarpeeksi rankkaa. Tebi tekee siitä helpompaa. Yksi yhtenäinen järjestelmä, joka kokoaa kassajärjestelmän, varaukset, keittiönäytön, maksut, analytiikan, varastonhallinnan ja paljon muuta.