Miten rakensimme analytiikkamme antamaan ravintoloitsijoille reaaliaikaista tietoa

Tebillä suuri osa työstäni alkaa yksinkertaisella kysymyksellä: miten kauppiaamme todellisuudessa pyörittävät liiketoimintaansa päivästä toiseen? Ei se, miten me ajattelemme heidän pyörittävän sitä tuotenäkökulmasta, vaan se, mitä todella tapahtuu keskellä lounasruuhkaa, kiireistä perjantai-iltaa tai sateista tiistaita.

Mitä enemmän kuuntelin kauppiaitamme, sitä useammin yksi teema toistui: useimmat päätökset tehdään intuition perusteella. Omistajilla ja johtajilla on vahva tuntu siitä, milloin asiat menevät hyvin, milloin jokin on vinossa ja milloin tiimi tarvitsee tukea. Ja tuo intuitio on yleensä oikeassa.

Mutta kauppiaiden haastattelujen aikana aloin kuulla samaa viestiä eri sanoin: ”Tiedän yleensä vasta kuun lopussa, miten ravintolallani menee.”

Minulle tuotepäällikkönä se oli sekä järkyttävää että motivoivaa. Järkyttävää, koska nämä ihmiset tekevät suuria päätöksiä joka päivä – henkilöstöstä, hinnoittelusta, ruokalistasta, kampanjoista – ja saavat todellista palautetta vasta, kun kuukausi päättyy. Motivoivaa, koska se antoi meille hyvin selkeän ongelman ratkaistavaksi: Kuinka annamme operaattoreille selkeämmän kuvan reaaliajassa, odottamatta heidän muuttuvan data-analyytikoiksi tai viettävän tunteja taulukkolaskentaohjelmien parissa? Tuosta kysymyksestä tuli Analytiikan (Insights) alkupiste.

Miksi rakensimme Analytiikan

Omistajat ja johtajat ovat loistavia siinä, mitä he tekevät. He tekevät päätöksiä nopeasti. He ratkaisevat ongelmia lennosta. Heidän intuitionsa kertoo heille, mikä ravintolassa menee oikein ja väärin ja miten heidän tulisi toimia.

Mutta aivan liian usein kauppiailla ei ole aikaa istua näytön ääressä tarkistamassa jokaista numeroa taulukkolaskennasta. Ja kun puhuimme yli 20 omistajalle ja johtajalle kahviloissa, baareissa, ravintoloissa ja monitoimipaikkaisissa yrityksissä, yksi asia tuli selväksi: kukaan ei pyytänyt ”lisää hallintapaneeleita”. He pyysivät selkeyttä. He tekivät tärkeitä päätöksiä joka päivä ja näkivät todelliset tulokset vasta kuun lopussa, jolloin oli liian myöhäistä muuttaa mitään.

Eniten erottui se, etteivät kauppiaat olleet turhautuneita – he olivat kiireisiä. He tukeutuvat intuitioon, koska se on nopeaa ja yleensä oikeassa, mutta he halusivat myös tavan vahvistaa tuon intuition: tunnistaa kaavoja, ymmärtää mikä muuttuu ja tehdä päätöksiä varmemmin palvelun aikana. Halusimme rakentaa jotain yksinkertaista, reaaliaikaista ja luotettavaa – työkalun, joka sopii tapaan, jolla kauppiaat jo työskentelevät, vastaa heidän tahtiinsa, toimii tabletilla tai puhelimella, eikä vaadi heitä muuttumaan talousasiantuntijoiksi.

Sirpaleisesta datasta yhteen selkeään näkymään

Ennen Analytiikkaa, yrityksen tapahtumien ymmärtäminen tarkoitti usein hyppimistä eri työkalujen välillä, raporttien lataamista tai soittamista ravintolaan ruuhkan aikana kysyäkseen, miten asiat sujuvat. Monet kauppiaat kuvailivat tätä ”kuvan paikkailemiseksi kasaan” sen sijaan, että he todella näkisivät sen.

Yksi kuulemamme esimerkki oli johtajalta, joka sanoi, että jos heistä tuntui, ettei jokin käynyt kaupaksi, heillä oli tapana kävellä ympäriinsä kysellen eri tiimin jäseniltä heidän intuitiotaan. Jokaisella oli hieman erilainen vastaus, ja kesti aikaa koota yhteen, mitä todella tapahtui.

Tämä oli se kuilu, jonka halusimme kuroa umpeen. Analytiikan avulla kauppiaat voivat nyt nähdä päivittäisen myyntinsä, varauksensa, valmistuspisteensä, suosituimmat tuotteensa ja ruokalistan suoriutumisen yhdessä paikassa – ja reaaliajassa. Olivatpa he paikan päällä, matkalla kotiin tai tarkistamassa tilannetta sohvaltaan, heillä on sama selkeä näkymä. Ja koska data on jäsennelty samalla tavalla tietokoneella ja sovelluksessa, oppimiskynnystä ei ole: se mitä näet yhdessä paikassa, on se mitä näet kaikkialla. Tavoitteena ei ollut koskaan hukuttaa kauppiaita dataan. Se oli poistaa kitka hetkistä, joissa he tarvitsevat selkeyttä eniten.

Ensimmäiset reaktiot

Mitä kuulemme useimmiten, on se, että Analytiikka on helppo. Helppo navigoida, helppo tarkistaa mobiilista ja helppo saada tarvitsemasi vastaukset ilman kaivamista.

Toinen jatkuva teema: kauppiaat löytävät asioita, joita he eivät tienneet aiemmin – kaavoja ruokalistan suoriutumisessa, odottamattomia laskuja, eroja valmistusajoissa tai työvuoroja, jotka suoriutuvat jatkuvasti paremmin.

Kuten yksi kauppiaistamme, Benjamin Kats, Schout-bij-nachtin omistaja, toteaa: ”Olen todella utelias luonteeltani, mikä yhdistyy siihen tosiasiaan, että olen aloittava yrityksen omistaja. Analytiikka on erittäin kätevä nähdäkseni nopeasti, miten ilta sujuu – kun en ole paikalla – ilman että minun tarvitsee kysyä keneltäkään kiireisenä iltana; voin vain ottaa puhelimeni esiin ja tarkistaa. Taustajärjestelmästä käsin Analytiikka auttaa minua saamaan tuntuman henkilöstökuluihini suhteessa liikevaihtoon. Koska kaikki on yhdistettyä, se säästää minulta aikaa – voin helposti tarkistaa, miten asiat rullaavat, jopa sohvaltani, ja keskustella siitä samana päivänä tai seuraavana.” Meille se on kaikkein jännittävin osa: Analytiikka ei vain näytä numeroita, se näyttää, mitä liiketoiminnassa todella tapahtuu.

Mitä seuraavaksi ja loppusanat

Olemme vasta alussa siinä, mitä Analytiikasta tulee. Tämä julkaisu keskittyy selkeyteen, näkyvyyteen ja reaaliaikaiseen pääsyyn. Seuraava askel on rakentaa näiden perusteiden päälle – tuoda esiin trendejä ja kaavoja, korostaa liikevaihtomahdollisuuksia ja liputtaa mahdollisista ongelmista aikaisemmin.

Investoimme myös laajempaan tukeen eri liiketoimintaroolien välillä, jotta oikea henkilö saa oikean analytiikan oikealla hetkellä – ei vain johtajat. Ja ajan myötä Analytiikka laajentuu syvempään näkymään kannattavuudesta, jotta kauppiaat voivat ymmärtää liiketoimintansa terveyden ilman taulukoita tai manuaalisia raportteja.

Jos luotat vielä intuitioon tai taulukkolaskentaan, Analytiikka tuntuu kuin kytkisi valot päälle. Rakensimme Analytiikan antaaksemme ravintola-alan tiimeille selkeyden, jonka he ansaitsevat. Toivon, että nautit sen käyttämisestä yhtä paljon kuin me nautimme sen rakentamisesta.